O planejamento em viagens corporativas

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Na medida em que sua corporação cresce, o número de viagens corporativas necessárias só tende a aumentar. Novos clientes, novas operações, participações em seminários e congressos fazem parte desse processo. Os custos de viagens corporativas geralmente funcionam como um investimento, já que são essenciais para o sucesso a longo prazo. E, como todo bom investimento, deve trazer retorno. Então incluir viagens corporativas no planejamento financeiro de sua empresa significa identificar as diretrizes sobre quanto cada deslocamento pode proporcionar de retorno para justificar as despesas.

Separamos neste artigo alguns pontos que vão ajudar o departamento financeiro de sua empresa nessa tarefa. Veja cada um deles a seguir.

Prioridades de orçamento

Estabeleça um orçamento para viagens somente depois de providenciar as despesas básicas do seu negócio. Segundo especialistas, viagens corporativas correspondem à segunda ou terceira maior despesa controlável de uma empresa.

Em tempos de orçamentos enxutos, sua organização pode até dispensar as viagens, mas não poderá deixar de lado custos como o aluguel e a folha de pagamento.

A violação desta regra pode representar a sobrevivência de uma empresa. Então o ideal é abrir exceções apenas quando a viagem representar um retorno tangível e de curto prazo.

Política de viagens corporativas

Defina uma política oficial de viagem para usar como um checklist para aprovar as despesas de deslocamento da equipe.

A primeira vantagem de adotar essa medida diz respeito aos próprios custos: um dos itens dessa política deve especificar limites para as despesas diárias de refeições, por exemplo.

O outro ponto é justamente o de controlar o fluxo de viagens. Um bom exemplo envolve o caso de colaboradores júnior, que deverão obter aprovação para viagens por parte de seu superior ou executivo autorizado.

Previsão de viagens corporativas por período

Existem muitas ocasiões que podem ser previstas dentro do cronograma de uma empresa: visitas periódicas, participação em eventos como seminários e palestras, entre outros.

Toda antecipação no planejamento ajuda a reduzir os custos de viagens – especialmente em passagens áreas.

Por isso é importante elaborar um calendário de viagens, que permita antecipar a viabilidade de cada deslocamento, negociar com fornecedores e garantir os melhores preços.

Mensuração de resultados

É importante condicionar o orçamento para as despesas de viagem proporcionalmente aos resultados que ela pode gerar para a empresa.

Para isso mensure o ROI de cada deslocamento: calcule se os custos com transporte, hospedagem e alimentação para negociar um contrato com um potencial comprador que produza um lucro significativo a médio e longo prazo compensará para o orçamento da empresa.

Um exemplo menos tangível – mas não menos importante – são as viagens para participar de congressos e seminários. Embora isso não traga nenhum lucro por si só, o conhecimento obtido pode contribuir para aumentar as receitas.

Banco de dados sobre viagens corporativas

Reunir informações sobre os custos dos deslocamentos realizados e analisar esses dados ao longo do tempo é fundamental.

Isso vai ajudar a determinar o valor que cada viagem eventualmente adiciona à empresa e ver com ela realmente reverte em resultado para o balanço financeiro da empresa.

Nesse momento todos os detalhes contam – então é importante traçar, de forma direta e clara, uma linha delimitada entre as despesas e o valor que a viagem gerou.

Isso vai ajudar a fazer projeções futuramente, além de agilizar no planejamento de viagens com o mesmo perfil.

Controle dos custos das viagens corporativas

Para garantir que as viagens corporativas sejam incluídas com segurança no planejamento financeiro de sua empresa, é preciso monitorar e controlar todas as despesas.

Para isso, é importante manter relatórios individualizados de cada viagem contemplando todos os custos: hospedagem, transporte, passagens áreas, alimentação, diárias e tudo mais.

Se sua empresa não possui um gestor de viagens corporativas, vale contar com ajuda especializada – como a Tour House, que é uma das principais TMCs (Travel Management Companies) do Brasil.

Sua expertise está à disposição de sua empresa para prestar uma consultoria de redução de custos, implantar ferramentas tecnológicas e soluções que facilitem processos internos. Tudo para garantir mais qualidade e total comprometimento com resultados de cada viagem.

(DINO)

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