A importância da hospedagem em viagens corporativas

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Na hora de planejar uma viagem corporativa, a hospedagem deve ser um dos primeiros detalhes a ser resolvido. Reservar hotéis com antecedência garante mais possibilidades e preços mais acessíveis. No entanto, fazer essa escolha não é tão simples. Muitos aspectos devem ser levados em consideração para escolher uma acomodação em que o funcionário viajante possa descansar, trabalhar e deixar a viagem corporativa mais produtiva.

Confira quais são esses aspectos!

1. Localização do hotel

O primeiro passo é descobrir quais são as localizações mais próximas do evento ou empresa em que o funcionário precisa estar. Esses lugares normalmente ficam em regiões mais centrais e, por isso, o preço pode ser um pouco mais elevado. No entanto, isso também garante mais facilidade de deslocamento.

2. Deslocamento facilitado

Quais são os meios de deslocamento disponíveis para o funcionário perto do hotel? Ele pode pegar ônibus ou metrô até o evento em que vai comparecer? Alguns hotéis podem ter preços vantajosos, mas ficam em lugares pouco acessíveis, onde o funcionário só poderá usar carro ou táxi – o que soma bastante ao orçamento final.

3. Cancelamento gratuito

É sempre bom conferir se a taxa paga para o hotel inclui cancelamento gratuito. Imprevistos sempre podem acontecer e, talvez, a viagem seja cancelada. Se o cancelamento não for gratuito, sua empresa é prejudicada. Muitas vezes, a taxa que inclui cancelamento é um pouco mais cara, mas o valor ainda é menor do que a taxa para cancelar.

4. Refeições inclusas

Muitos hotéis oferecem refeições por um preço a mais nas diárias. Se o funcionário for passar boa parte da viagem corporativa perto do hotel, essa é uma boa forma de economizar! Se não for o caso, ou se as refeições do hotel forem muito caras, você pode pesquisar sobre restaurantes mais em conta que fiquem perto do hotel.

5. Conforto

Você não precisa reservar um hotel 5 estrelas para o funcionário que representa sua empresa, mas é sempre bom ter noção – afinal, ele precisa de conforto para descansar bem, trabalhar e realizar os objetivos da viagem. Por isso, é sempre bom pesquisar a opinião de outros hóspedes e garantir que ele terá esse conforto.

6. Prazo extra para check out

O mais comum é que os hotéis aceitem check-in depois da hora do almoço e check-out antes – ou seja, costuma ir até 12h. Isso para dar tempo de preparar os quartos para os novos hóspedes. No entanto, dependendo do horário do voo do funcionário ou da carga de trabalho, ele pode ter que ficar um tempo a mais. Converse com o hotel a possibilidade de um check-out tardio para não precisar pagar uma diária a mais.

7. Salas de reuniões

Se a viagem corporativa exige que o funcionário receba pessoas ou faça reuniões sem um lugar específico, procure um hotel que ofereça salas de reuniões. Assim, ele terá disponível tudo o que precisa em um só lugar – como projetores, quadros etc. – e economiza com o deslocamento e o aluguel de uma sala à parte.

8. Internet

Hoje em dia, qualquer trabalho exige acesso à internet – seja para de fato realizar as tarefas necessárias ou para se manter comunicável. Por isso, é muito importante saber se o hotel oferece internet Wi-Fi de boa qualidade para seus hóspedes. Muitos estabelecimentos oferecem, mas cobram pelo serviço. Procure se informar sobre isso antes de se decidir sobre a hospedagem.

9. Segurança

Por fim, enviar o funcionário em uma viagem a negócios sem se certificar sobre a segurança da hospedagem é um grande erro cometido por gestores que não pensam em variáveis além do preço da diária. O funcionário pode ser assaltado ou ter seus pertences roubados em lugares que não têm segurança. Procure por um hotel que tenha câmeras, recepção 24 horas e tudo o que for necessário para garantir que ele terá uma hospedagem mais segura.

Levando esses aspectos em consideração, você pode escolher o melhor hotel para garantir ao seu funcionário uma viagem a negócios segura, confortável e sem estresses desnecessários. Isso vai fazer com que ele se sinta mais disposto e possa atingir os objetivos da empresa, fechando contratos, conhecendo fornecedores e participando de eventos que vão ajudar a empresa a crescer cada vez mais.

Sobre a etrip

Somos uma plataforma 100% online que oferece a pequenas e médias empresas benefícios e economia que antes só eram oferecidos a empresas com grande volume de viagens.

Nascemos dentro do Grupo Tour House e, por isso, contamos com a experiência de mais de 27 anos da 6ª maior agência de viagens corporativas do Brasil.

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